Förvaltaren

Mötesformer där styrelsen eller delar av styrelsen
engageras är:
– Styrelsemöten (även suppleanter är inbjudna)
– Förvaltarmöten (se rubrik styrelsen och förvaltaren)
– Informationsmöten (vid behov – dokumenteras på lämpligt sätt)
– Projektmöten (vid behov – dokumenteras på lämpligt sätt)

Styrelsen sammanträder en gång per månad. Juli månads möte utlyses vid behov. Mötena förläggs om möjligt mellan kl. 18.30 och 20.30.

Styrelsens möten styrs av en standarddagordning enligt nedan. Styrelsemötena dokumenteras med beslutsprotokoll underskrivna av protokollföraren och justeras av två närvarande varav en skall vara ledamot av styrelsen.

Styrelsemötena behandlar de övergripande frågorna enligt denna tidsplan:

  • Januari/ Februari. Föregående verksamhetsår är avslutat och arbetet med årsredovisningen inleds och arbetsuppgifterna fördelas. Tidplan fastställs med Ekonomisk förvaltare och revisorn.
  • Mars. Förvaltningsberättelsen skall vara skriven och resultat/balansräkning upprättad och vara lämnad till revisorn. Beslutar om årsredovisning. Datum för stämma bestäms. Kallelse till stämma går ut enligt stadgarna. Motioner behandlas.
  • April. Föreningsstämma där bland annat valberedningen presenterar sitt förslag till kommande styrelse. Den nya styrelsen konstituerar sig.
  • Maj. Arbete med löpande verksamhetsfrågor.
  • Juni. En besiktning av fastigheten görs för att uppdatera aktuell status och som grund till en uppdatering av underhållsplan.
  • Juli. Om så behövs.
  • Augusti. Genomgång av vad som hänt under sommaren och en uppdatering av verksamhetsplanen.
  • September. Uppdatering av underhållsplanen. Genomgång och revision av kvalitetsledningssystemet.
  • Oktober. Baserat på resultat 3:e kvartalet ett första utkast till budget nästa år inklusive uppdaterad underhållsplan.
  • November. Arbete med budget och verksamhetsplan för kommande år.
  • December. Fastställande av budget och verksamhetsplan.

Standarddagordning:

  • 1. Mötet öppnas
  • 2. Val av justeringsmän
  • 3. Föregående protokoll godkänns
  • 4. Skrivelser
  • 5. Medlemsärenden
  • 6. Ekonomi
  • 7. Förvaltarrapport
  • 8. Övriga ärenden
  • 9. Information
  • 10. Mötet avslutas