Arkivering
Varje dokumentslag sätts i pärm med ryggmärkning enligt nedan och förvaras i låst arkivskåp i föreningens lokal i Bågen. Samtliga handlingar ska digitaliseras och läggas i ett digitalt arkiv som lagras på särskild disk med begränsad behörighet. Det digitala arkivet ska dessutom ha minst en säkerhetskopia lagrad på särskild disk som förvaras på annan plats än övriga dokumentation. Digital säkerhetskopia tas regelbundet och minst varje halvår.
Föreningens sekreterare ansvarar för aktualitet i dokumentationen och dess rutiner.
| Typ av handling | Innehåll |
|---|---|
| Grundhandlingar | Överenskommelse |
| Plankarta 1995 | |
| Planbeskrivning 1995 | |
| Tomträttsavtal | |
| Ekonomisk plan 1996 | |
| Stadgar | |
| Överenskommelse gemensamhetsanläggning | |
| Servitutsavtal | |
| Föreningsstämmor/Årsredovisningar | Årsvis |
| Styrelsemötesprotokoll | Årsvis |
| Fatburstrappans Samfällighetsförening | Överenskommelse drift och uh |
| Stadgar | |
| Protokoll från årstämmor/årsredovisningar | |
| Övrig dokumentation | |
| Respektive hyresobjekt | Avtal och övrig dokumentation (pärmar för resp. objekt) |
| Medlemmar | Skriftväxling och övrig dokumentation lägenhetssorterat |
| Bredband | Avtal m.m. lägenhetssorterat |
| Nycklar/Tags | Fördelningstablå Kvittenser lägenhetssorterat |
| Ekonomiskt redovisningsmaterial | Årsvis |
| Avtal | Original (undertecknade av styrelsen) |
| Väsentliga kopior (undertecknade av förvaltaren). | |
| Vid större omfattning i egna pärmar. | |
| Brev | Korrespondens sorterat på respektive avsändare/mottagare |
| Vid mer omfattande korrespondens i separata pärmar | |
| Kvalitetsledningssystemet | Enligt vad som beskrivs i kvalitetsledningssystemet |