Kvalitetssystem - rutiner - ekonomi

Köpta tjänster

Brf Söder Torn köper ekonomitjänster av Einar Mattsson Byggnads AB (EM).
Dessa tjänster regleras i ett avtal och omfattar löpande redovisning, bokslut,
finansiell del av årsredovisning, budget, likviditet samt in- och utbetalningar.
Dessutom ingår administration av medlemsregister och hyreskontrakt samt
debitering av årsavgifter till medlemmarna och dito hyror till de kommersiella hyresgästerna.

Ansvarig ekonom hos EM redovisar också skatter och arbetsgivaravgifter samt verkställer utbetalning av arvoden till styrelse och revisorer. I de köpta tjänsterna ingår en elektronisk leverantörsfakturahantering. Brf Söder Torn har anslutits till EM:s koncernkontosystem hos Nordea och disponerar ett Plusgirokonto.

Leverantörsfakturor

Hanteringen innebär att samtliga fakturor som avser Brf Söder Torns verksamhet ska adresseras till:
Brf Söder Torn
c/o Einar Mattsson Byggnads AB
Box 17143
104 62 STOCKHOLM

Fakturornas distribueras till behöriga styrelseledamöter som, två i förening, attesterar fakturorna efter att den tekniska förvaltaren vidimerat att fakturorna överensstämmer med beställning eller annat underlag och att varorna levererats eller tjänsterna utförts.

Fullmakter och behörigheter

Styrelsen har utfärdat fullmakter till befattningshavare hos EM. Den tekniska förvaltaren får verkställa beloppsbegränsade inköp, ekonomen får verkställa utbetalningar från föreningens klientmedelskonto och hyreskonsulenten får hantera lägenhetsöverlåtelser och pantförskrivningar. Upphandlingar kräver alltid styrelsens godkännande.

Ekonomisk rapportering löpande

EM:s ekonom presenterar ekonomiska utfallsrapporter med resultat- och balansräkningar till styrelsen efter varje kvartal. Genomgång sker i samband med ordinarie styrelsemöte. I rapportpaketet ingår också en likviditetsrapport. Om likvida medel måste förstärkas tillfälligt agerar två behöriga styrelseledamöter genom att föra över medel från föreningens checkkredit i Handelsbanken till ovan nämnda Plusgirokonto. Den kvartalsvisa analysen av föreningens ekonomiska utfall jämförs med den ursprungliga ekonomiska planen, budgeten, och vid större avvikelser som kan vara negativa eller positiva fattar styrelsen gemensamt beslut om åtstramning, satsning eller konsolidering för framtida behov.

Ekonomisk rapportering årsbokslut

Föreningens räkenskapsår omfattar ett kalenderår och efter årsskiftet avslutas räkenskaperna och EM:s ekonom påbörjar bokslutsarbetet som så småningom presenteras i en årsredovisning. Föreningens verksamhet under året och det ekonomiska utfallet inklusive föreningens ekonomiska status på balansdagen, den 31 december, framgår av årsredovisningen som upprättas genom att styrelsen erhåller det formellt upprättade finansiella bokslutet som sammanfogas med styrelsens förvaltningsberättelse i dokumentet ÅRSREDOVISNING. Årsredovisningen distribueras till medlemmarna för fastställande på ordinarie föreningsstämma. Årsredovisningen utgör därmed slutpunkten på den ekonomiska styrprocessen som inleds med den årliga budgetprocessen. (Se avsnitt Budget)

Senast uppdaterad 2015-03-20.