Kvalitetssystem - övrigt - dataskyddsförordningen

Dataskyddsförordningen

Register:
Brf Söder Torn för de register som vi enligt lag är skyldiga att föra, nämligen lägenhetsförteckning och medlemsregister.

Föreningen och förvaltaren registrerar också vem som hyr garageplats och vem som hyr topplokal och gästlägenhet samt anmält sig till poolen ur bokningssystemet.

Data från ovan angivna register används för att debitera årsavgift och övriga avgifter.

Föreningen har ytterligare fyra register där medlemmar registreras:
• En e-postlista för att kunna skicka ut information såsom Tornnytt samt andra meddelande till medlemmarna. Här lagras bara namn lägenhetsnummer samt kontaktvägar (telefonnummer/e-postadress).
• Bokningssystemet för tvättstugor, topplokalen samt poolen. Här lagras lägenhetsnummer, e-postadress samt telefonnummer. Normalt ansvarar bostadsrättshavaren för att information om e-post samt telefonnummer är korrekt
• Inpasseringssystemet. Här lagras nyckeltag med lägenhetsnummer.
• Porttelefonsystemet. Här lagras initial, efternamn och telefonnummer.
Personuppgifter kan även förkomma i de mail som medlemmar skickar till styrelsen.

Föreningen lämnar aldrig ut kontaktinformation till externa aktörer. All avisering sker genom styrelsen eller som vanlig papperspost.

Radering av data:
- Ur de register som vi enligt lag är skyldiga att föra, och som används för debitering, kan man ej raderas. Radering sker efter att medlem sålt sin bostadsrätt och uppgifter ej längre behövs av juridiska skäl.
- Radering ur e-postlistan innebär att meddelanden av viktig karaktär kommer i postfacket. Annan information av allmän karaktär som t.ex. Tornnytt mm kommer inte att kunna erhållas.
- Radering från bokningssystemet innebär att man ej kan boka gemensamma lokaler såsom poolen, topplokalen, tvättstugor och gästlägenheter.
- Radering ur inpasseringssystemet går inte att göra eftersom det då inte går att komma in i fastigheten.
- Radering ur porttelefonsystemet betyder att man inte längre kan använda porttelefonen med namnval.
- Kontakta styrelsen om man vill raderas ur något system där det är möjligt.

Hanteras av förvaltaren:
Medlemsregister, Lägenhetsförteckning
Inpasseringssystemet, Porttelefonsystemet
Garage och garagekö
samt e-post skickad till förvaltaren

Hanteras av styrelsen:
E-postlista för utskick
Medlemsärenden via e-post.
Bokningssystemet.


Rutiner för styrelsen:
Alla medlemmar i styrelsen som har tillgång till portalen (med inloggningskod) kan läsa medlemsregister samt lägenhetsregister.

Endast styrelsens sekreterare, ordförande samt vice ordförande har normalt tillgång till e-postlistan.

Om registerutdrag önskas av medlem:
Sekreteraren sammanställer information från e-postkonversationer till styrelsen som finns sparade samt information från e-postregistret och bokningssystemet. OBS tillse att ingen information om annan medlem lämnas ut om detta förkommer i mailkonversationer.

Sekreteraren ber sedan om utlämning av data från förvaltaren.

Omvänt gäller för förvaltaren, om medlem kontaktar förvaltaren och ber om registerutdrag, så skall förvaltaren kontakta styrelsen för att styrelsen skall lämna de uppgifter som finns lagrade hos styrelsen.

Önskar medlem bli raderad ur de register som är möjliga att raderas ur så gäller samma förfarande som ovan. Styrelsen raderar det den kan och skickar sedan vidare till förvaltaren vid behov och kommer begäran in till förvaltaren så gäller det omvända.

Mail som styrelsen hanterar bör raderas så snart som anses lämpligt. Pågående arbeten och annan information som hanterar förhållande runt en medlem eller en lägenhet sparas så länge medlemmen bor kvar eller förhållandet gäller t.ex besiktningsanmärkningar, tillåtelse att bygga om mm.

Mail som medlemmar skickat direkt till personliga mailadresser hos styrelsemedlemmar kan inte anses omfattas av föreningens ansvar.

Förvaltaren, Einar Mattsson Fastighetsförvaltning AB, ansvarar för underhåll av medlemsregister och lägenhetsförteckning mm på uppdrag av Brf Söder Torn.

Personuppgiftsansvarig:
Brf Söder Torn Styrelsen

Personuppgiftsbiträde:
Einar Mattsson Fastighetsförvaltning AB

Senast uppdaterad 2018-06-19.